Je levert in teamverband ondersteuning aan diverse bedrijfs- of afdelingsprocessen.


Happiness & Office Manager

Doel van de functie: 

De Happiness & Office Manager levert in teamverband binnen een regio van de VDK Groep, ondersteuning aan diverse bedrijfs- of afdelingsprocessen.

De verschillende activiteiten van het gehele team zijn onder te verdelen naar de volgende aandachtsgebieden:

  • Secretariële taken voor het directieteam binnen de regio;
  • Office Management op het regiokantoor;
  • Sfeermeesterschap binnen de regio;
  • Coördinatie wagenpark binnen de regio.

Bovengenoemde aandachtsgebieden kunnen voltijds of deeltijds verdeeld worden onder de Happiness & Office Managers, al naar gelang de regionale situatie.

Werken met hoge accuratesse (voorbereiden van vergaderingen, verwerken van verslagen etc.) en werken onder tijdsdruk komt regelmatig voor.

Bepaalt veelal zelf de organisatie van het werk en de weg naar het eindresultaat.

Plaats in de organisatie:

  • Rapporteert aan: algemeen directeur regio
  • Direct reports: geen

Benodigde opleiding, kennis, vaardigheden en ervaring:

  • MBO+/HBO werk en denkniveau;
  • Minimaal 3 jaar ervaring in soortgelijke functie;
  • Goede beheersing Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Powerpoint);
  • Kennis van Photoshop is een pre;
  • Kennis van notuleren (voor secretariële taken directieteam).

Competenties:

  • Klantgerichte en positieve instelling;
  • Zeer discreet;
  • In staat goed te organiseren;
  • Resultaatgerichtheid en pragmatisch;
  • Flexibele instelling;
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Doorzetter en pro-actief;
  • Bestand tegen werken onder tijdsdruk;
  • Nauwkeurig;
  • Representatief;
  • Creatief.

Hoofdtaken (naar resultaatgebieden):

Verlenen van assistentie

Dit resultaatgebied is gericht op het assisteren van het directieteam binnen de regio. Het werk vertoont aspecten van voorbereiden, organiseren, plannen, ordenen, verzamelen, communiceren, vertalen, e.d.

Enkele voorbeelden:

  • Het zo correct mogelijk vastleggen van beschreven actiepunten van vergaderingen;
  • Het vormgeven van PowerPoint-presentaties;
  • Het inplannen van afspraken t.b.v. de aandeelhoudersrapportage;
  • Het vertalen van aangeleverde notities naar het Engels;
  • Het ontvangen van bezoekers, koffie uitserveren, etc;
  • Het op verzoek aanleveren van documenten bij de Kamer van Koophandel;
  • Voorbereiden van klantenmeetings;
  • Op verzoek inplannen van afspraken;
  • Op verzoek ondersteuning leveren bij aanbestedingen.

Officemanagement

Binnen dit resultaatgebied wordt ondersteuning geleverd in de vorm van:

  • Inroepen van technische support bij storingen van apparatuur in het pand;
  • De content op de VDK-communicatie App up-to-date houden en optimaliseren;
  • Verschillende beleidsnotities voorbereiden;
  • Zorgdragen dat voorraden in het pand aangevuld worden en het doen van tijdige bestellingen;
  • Regelen van visitekaartjes;
  • Contact onderhouden met externe partijen, zoals fotograaf, ontwerper etc;
  • Vraagbank functie in algemene zin m.b.t. de VDK Groep;
  • Programma maken m.b.t., on-boarding van nieuwe medewerkers;
  • Zorgdragen voor certificatie inzake duurzaamheid;
  • Regelen van lunches.

Sfeermeesterschap

De VDK Groep heeft een bijzondere kernwaarde te weten het “sfeermeesterschap”, waarbij sfeer, aandacht en waardering wordt geborgd in de VDK Groep. Hierbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het regelen (spin-in-het-web) van alles rondom VDK-familiefeest, jubilarissen, gepensioneerden, verjaardagen, Partnerday en bijzondere gebeurtenissen. Dit is een belangrijke taak binnen het team ondersteuning.

Uitgangspunt voor de verrichtingen is de “beleidsnotitie sfeermeesterschap”.

Coördinatie Wagenpark

Binnen dit resultaatgebied beheert men de contracten met de leasemaatschappijen Wensink lease en XL-lease. Coördineert aan- en afmelding van verzekeringen en  regelt zo nodig parkeervergunningen.

Uitgangspunt voor de verrichtingen is de “beleidsnotitie Handboek Wagenparkbeheer”.

Contacten en communicatie:

  • Algemeen directeur
  • Directieleden: operationeel overleg over de (planning van de) uit te voeren werkzaamheden en de voortgang.
  • Directeuren bedrijven
  • Individuele medewerkers
  • Externe partijen, zoals: leveranciers, fotograaf en ontwerper

Bevoegdheden / Procuratie:

  • Wordt opgenomen na akkoord op procuratieschema.